独自ドメインによるメールサービス運用時の注意点

ビジネスにおいても、インターネットメールでのやり取りが普及しています。

個人や小規模の事業ですと、大手の通信会社のインターネットメールサービスを用いるケースが多いと思います。

補助金や給付金と、メールアドレス

補助金や、去る2020年に新型コロナウィルス感染症がもとで実施された持続化給付金などの申請でも、メールアドレスの保有が推奨されているものも増えてきています。

小規模事業者持続化補助金「低感染リスク型ビジネス枠」でも電子申請が必須になっています。

前年の持続化補助金「コロナ特別対応型」においては郵送申請も可能だった事を鑑みると、今後は一層、補助金申請の電子化に拍車がかかるでしょう。

補助金や給付金を例に挙げましたが、ビジネスの側面からも、個人や小規模の事業者にとっても、メールサービスの活用は避けられなくなってくると思われます。

メールアドレスの取得方法について

事業でメールアドレスを取得する際、主に2つの方法が選べます。

  • 1つはGmailやYahoo!メール、プロバイダーが提供するメールサービスなどを利用する方法です。
  • もう1つは、独自ドメインを取得してメールサービスを運用する方法です。

よしなが行政書士みやざき事務所でも、後者の独自ドメインを取得する方法でメールサービスを運用しています。

その経験上、独自ドメインで事業者がメールサービスを運用するに当たり、注意したい点があると感じました。

独自ドメインによるメールサービス運用の事業者体験談として、こちらで紹介します。

プロバイダー提供のメールアドレスや、Gmail(Google)、Yahoo!メール、Outlook(Microsoft)などを利用されている、または利用予定の事業者様は、こちらのページは読み飛ばして頂いて結構です。

結論から先に述べると、インターネットメールの届き易さやインターネットメール上の「なりすまし防止」に関する内容です。

インターネットやメールの技術の解説が目的ではありません。

予めご承知おき下さい。

ドメインとは

ドメインとは、URLやメールアドレスにつく.comや.co.jpの事を指しています。

検索すると「インターネット上の住所の事」と説明されていますが、ピンとき辛いと思います。

日本の住所を記載するについては、広い範囲から書き出して、狭めていく運用です。

宮崎県日向市○○町などと、大きい監理区画を先に明示して、対象地域を狭めていく書き方です。

外国は逆の場合が多いと聞いています。

書き出しに地番やアパートの名称、部屋番号が来ます。

インターネット(ドメイン)上でも、後者(外国)の書き方になっています。

.comや.jpは、トップレベルドメインとも呼ばれます。

ドメイン取得代行業者を利用する事で、トップレベルドメインを選んだ上で、任意のドメイン名を取得(レンタルを受ける)する事ができます。

google.comのgoogleに当たる部分や、toyota.jpのtoyotaに当たる部分を選べる訳です。

トップレベルドメインを選んでと書いていますが.co.jpのような例もあります。

レンタルサーバーや、オプションのメールサービス

独自ドメインだけではメールサービスは利用できません。

独自ドメインと共に、メールサーバーもレンタルします。

ドメイン取得代行業者によってはドメインの取得に併せて、メールサービスもオプションで提供している業者があります。

「お名前.com」や「ムームードメイン」「さくらインターネット」「Gandi.net」などです。

注意したいのは、レンタルサーバーやオプションサービスを併用してメールサービスを運用する場合です。

メールの「なりすまし対策」

メールサービスでは多くの場合「なりすまし対策」が講じられています。

「なりすまし対策」は迷惑メール対策でもあります。

「miyazaki-cci.or.jp」というドメインからメールを受け取った場合、本当に宮崎県の商工会議所から送信されたメールなのかどうかは、受信する側にとってはとても重要です。

宮崎県の商工会議所ではない、別のところから送信されたメールであれば、内容の信ぴょう性もありません。

読んだり開いたりしない方がいいくらいです。

送信者が真正かどうか判断する仕組みが「なりすまし対策」です。

独自ドメインではなく、大手のメールサービスを利用するのであれば、恐らく殆どの場合、利用者が意識しなくても設定されているものです。

レンタルサーバーやドメイン取得代行業者のメールオプションサービスに関しては、この「なりすまし対策」が浸透していていないように感じています。

「なりすまし対策」が不完全ですと、メールが相手に届かないケースが頻発する事になります。

利用者側で 「なりすまし対策」 が講じられているか、確認する必要があります。

メールの認証方式について

有名なインターネットメールの「なりすまし対策」としてSPFとDKIMという認証方式があります。

内容に関しては専門サイトをご購読頂きたく存じます。

参考:送信ドメイン認証(SPF _ DKIM _ DMARC)の仕組みと、なりすましメール対策への活用法を徹底解説|IIJ

自身のメールサービスがこれらの認証方式に対応しているかの確認ができます。

受信メールのメールヘッダを確認してみます。

受信メールのヘッダに「SPF=PASS」の記述があれば、SPFの認証方式が用いられています。

参考:送信ドメイン認証について|IIJmio

認証未対応で起こるメールの未配信

最低でもSPFの認証方式には対応したいところです。

認証方式に全く対応できていないと、受信先によっては迷惑メールフォルダにも配信されず、電子の藻屑(消えてなくなる)と化してしまう事もあります。

私自身、行政書士事務所を開所するに当たり、ドメイン取得代行業者が提供するオプションのメールサービスを利用していました。

そのドメイン取得代行業者では、メールの「なりすまし対策」が全くなされていませんでした。

公的な機関に何度メールしても受信されず、原因に悩んだ事もあります。

迷惑フォルダにもいきませんでした。

Outlook(Microsoft)のメールサービスを利用されている事業者にも、送信できなかった経験もあります。

有償で通信事業者が提供しているサービスとして如何なものかとも思いました。

上記の引用記事によれば、SPFの認証方式の利用率は、8割を超えているとの事です。

ここまで読まれて難解に感じられる場合は、プロバイダーのメールやGmailなどをはじめから利用された方が宜しいでしょう。

前もってレンタルサーバー会社に、電話などで「SPF認証方式に対応しているか」などと、問い合わせされるのも宜しいのではないでしょうか。

レンタルサーバー会社によっては、試用期間を長めに取っているところもあります。

試用期間中に実際メールサービスを運用してみて確認する方法もあると思います。

独自ドメイン

事業主であれば、メールサービスと並行して、自社のウェブサイトを構築されるケースも多いでしょう。

ウェブサイトの場合は、検索順位や管理の観点から、独自ドメインを取得して運用するケースが一般的です。

ウェブサイトと同じドメインでメールサービスを運用する事も勿論可能ですが、ウェブサイトとメールアドレスのドメインは分けて作られる事をオススメします。

ウェブサイトを引っ越ししている間にメールが送受信できなくなったりと、不便があるためです。

独自ドメインの取得費用はドメインに応じてピンキリですが、年間千円~数千円程度で済ませる事も可能です。

ドメイン移転の可否

独自ドメインによっては、移転、つまりドメイン取得代行業者の切り替えができないものもあります。

ドメインで全代行業者一律に切替可否が定められている訳ではなく、ドメイン取得代行業者によってドメインごとに設定されているようです。

移転ができないと、あとあと不便になる事もあり得ます。

ドメインは、事業を続けている間は継続して同じものを利用した方が望ましいため、目先の価格の安さで飛びつくのではなく、移転が可能なドメインを選んだ方が無難でしょう。

メジャーな.comなどのドメインは大抵移転も可能ですが、利用者も多く、希望のドメインがなかなか取得できないデメリットもあります。

以上、行政書士の業務内容ではありませんが、小規模の事業者様が独自ドメインによるメールサービス導入される際の注意点を、体験談をもとに紹介させて頂きました。

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Posted by 行政書士 吉永健作